Hoje, mais do que nunca, as empresas precisam responder com agilidade às rápidas mudanças da economia, do mercado, da tecnologia e do trabalho, como forma de sobrevivência em um mundo cada vez mais competitivo.

O espaço tem de se tornar mais fluido para atender às diferentes formas de atividades existentes no escritório, mais confortável para contemplar as diversas exigências quanto à concentração e à comunicação, mais agradável e humano para que se torne um ambiente mais produtivo.

Os dez mandamentos do escritório do futuro contêm mais do que palavras: são intenções, emoções e ações sem as quais esses espaços não se tornarão o meio, o caminho e a fonte inspiradora para a realização do trabalho no século 21.

1º Mandamento – Flexibilidade

Relativa ao ambiente, seus espaços e componentes. O escritório deve atender aos diversos tipos de atividades, possibilitar os contatos e suportar as mais inovadoras idéias. Permitir tanto a integração do trabalho em grupo, quanto a concentração no pensar.

Ambientes

Estratégia de marketing: A estratégia de marketing e os principais projetos institucionais da empresa são criados aqui. Os funcionários não possuem estações de trabalho fixas e precisam de grande mobilidade para reconfigurações, pois trabalham ora individualmente, ora em equipe.

Desenvolvimento de produtos: Os principais projetos de produtos da empresa são desenvolvidos neste espaço por prestadores de serviço. O conceito aqui é o de free address, ou seja, os ocupantes da sala não têm estação de trabalho fixa, alternando sua permanência na empresa com períodos de trabalho em casa.

2º Mandamento – Mobilidade

Com as novas tecnologias que permitem a realização do trabalho fora dos domínios da empresa, a jornada se dilui, mas também se amplia. É o trabalho em movimento, veloz e, às vezes, cruel. Trabalha-se no trânsito, em casa, no aeroporto, em qualquer lugar. Além disso, há a mobilidade social, relacionada ao movimento das idéias e dos valores, que permeia toda a organização da empresa.

Ambientes

Home Office: É o escritório de um jovem funcionário da área de desenvolvimento de produto, que eventualmente trabalha em casa. O moço é formado em economia e gosta de ler, fotografar e surfar.

Casado, é pai de um menino de dois anos.

Sala de espera: O conceito é o do escritório em movimento. Durante a espera é possível se conectar com a empresa, trocar informações via internet ou simplesmente descansar.

3º Mandamento – Comunicação

Como facilitador do trabalho criativo, exige a sinergia de múltiplas mentes. O trabalho colaborativo dá ênfase à contribuição e não mais ao desempenho individual.

Ambientes

Gestão de serviços: Área de trabalho ocupada por funcionários responsáveis pelos suprimentos da empresa, da aquisição de móveis e outros materiais de trabalho à execução de uma reserva de hotel. Parte do tempo é dedicada a receber os fornecedores.

Recursos humanos: Quatro diretorias – seleção e contratação, cargos e salários, gestão de pessoas, comunicação corporativa – dividem o espaço nesta sala, formando um grupo de alto desempenho.

4º Mandamento – Integração

Umas das razões para a existência do escritório, ainda hoje, é reunir as pessoas com o objetivo de socializar e viver os valores da empresa, inspirar e realizar trocas, obter orientações e feedback. A convivência social do trabalho é importante inclusive para o bem estar individual.

Ambientes

Praça: Local que sugere uma pausa para descansar ou conversar.

5º Mandamento – Privacidade

Visa garantir o trabalho individual e a realização das atividades baseadas em idéias. O processo criativo exige concentração, raciocínio e tranqüilidade.

Ambientes

Presidência: É o ambiente onde são planejados os rumos da empresa. Aqui a presidente recebe clientes e políticos influentes. Sem sair de sua mesa, também é capaz de se comunicar com outros escritórios ao redor do mundo.

Cockpits offices: É um espaço utilizado temporariamente por qualquer um dos funcionários da empresa, sempre que for necessário realizar tarefas com concentração e tranqüilidade.

6º Mandamento – Bem estar e qualidade de vida

São requisitos básicos para a produtividade. Cuidar da saúde mental é tão importante quanto da saúde física. Mente sã e corpo são aumentam a sensação de prazer e o comprometimento no trabalho.

Ambiente

Espaço zen: É um local de descanso da mente, propício para relaxar e meditar. Deve levar à introspecção e à reflexão, fazendo um contraponto ao excesso de informação dos demais ambientes da empresa.

Espaço do corpo: A ordem aqui é exercitar o corpo e vencer desafios. Num ambiente alegre e convidativo, os funcionários são estimulados a ser ativos fisicamente e perseverantes na busca de seus objetivos.

7º Mandamento – Conhecimento

É a capacidade única dos humanos de transformar a informação em pensamento produtivo. O conhecimento que realiza, impulsiona e experimenta é o grande diferencial das empresas inovadoras deste início de século.

Ambientes

Auditório: Ambiente de aprendizado, treinamento e troca de informações.

Learning Center: Dedicado ao aprendizado, é um ponto de convergência do conhecimento compartilhado. Estimula a pesquisa e a leitura.

8º Mandamento – Agilidade

É necessária na obtenção da informação, na transformação dessa informação em conhecimento e no uso das novas tecnologias para responder às recentes oportunidades de negócios. A imagem de empresa ágil é um diferencial competitivo.

Ambiente

Pesquisa de mercado: O conceito aqui é o do free address, ou seja, os funcionários não possuem mesa fixa e trabalham boa parte do tempo sozinhos, on-line, realizando benchmarkings mundiais.

9º Mandamento – Segurança e ética

Segurança física, patrimonial, da informação, dos processos, do negócio. Com ela, vem a ética na condução dos negócios, nas relações com funcionários, colaboradores, fornecedores e clientes.

Ambientes

Sala de operações: O trabalho aqui é realizado em turnos, 24 horas por dia. Desta sala é possível monitorar, por exemplo, o conforto ambiental no edifício, e autorizar a entrada de pessoas em áreas restritas.

Auditoria: É a área responsável pela elaboração e comunicação das regras institucionais e a fiscalização de seu cumprimento. Os funcionários trabalham a maior parte do tempo sozinhos.

10º Mandamento – Efetividade

É a qualidade de efetivo, verdadeiro, real. É a síntese de uma empresa: seu princípio e fim. Por meio de sua imagem corporativa, a empresa mostra a efetividade de sua existência e de seu propósito.

Ambiente

Recepção: É a porta de entrada dos Escritórios do Futuro, um espaço multimídia e futurístico. Promete causar impacto pelo apelo visual.