Você notou que nos últimos meses o rendimento do seu escritório sofreu uma queda brusca, mas não sabe o que está fazendo de errado. Dentre tantas possibilidades, fica realmente difícil encontrar um ou mais causadores de baixa produtividade. Isso porque existem milhares de problemas que podem afetar o rendimento do seu escritório sem você sequer dar conta disso.
A produtividade dentro de uma empresa é o elemento principal relacionado ao seu sucesso. Se a equipe não produz conforme o solicitado, alguns prazos deixam de ser cumpridos e a qualidade da empresa começa a diminuir cada vez mais. Por isso é tão importante detectar quais são os pequenos detalhes que afetam o rendimento da empresa o quanto antes.
Mas fique tranquilo. Estamos aqui para ajudar, e hoje vamos lhe mostrar 9 problemas que podem estar impactando no rendimento do seu escritório e como solucioná-los. Confira a seguir.
1- Uso indevido da internet
Nos dias de hoje é impossível trabalhar dentro de um escritório sem o auxílio da internet. A tecnologia ajuda em vários aspectos: pesquisas, comunicação, relação com o cliente etc.
Mas, ela nem sempre acaba sendo um benefício. Muitos empregados usam a internet de forma indevida para acessar as redes sociais, sites de jogos e outros portais que tiram a atenção das suas responsabilidades no trabalho.
Além dos computadores, é importante lembrar que os smartphones também têm acesso à internet. O que torna mais difícil conseguir controlar o uso indevido. O problema aqui é que a produção da organização inteira sofre uma baixa e consequentemente, fica prejudicada. A solução para situações semelhantes é fornecer um determinado tempo de descanso. Assim, os funcionários além de cumprir com suas obrigações, terão um tempo para usar a internet durante o período de descanso, sem comprometer sua produção.
2- Infraestrutura do ambiente de trabalho
É essencial, antes de tudo, planejar uma boa estrutura para o seu escritório. E muito comumente, esse é um fator que acaba passando despercebido pelos gestores de negócios. O que muitos não sabem, porém, é que a infraestrutura inadequada pode impactar muito na produtividade das empresas.
Barulhos, pessoas circulando o tempo todo, pouca iluminação e móveis inadequados atrapalham a produção e concentração dos colaboradores. Saber organizar a empresa de acordo com as tarefas que serão desempenhadas é essencial para o sucesso do rendimento dos profissionais. Com isso, você também estará garantindo o bem-estar do trabalho enquanto ele exerce sua função.
O setor de produção, por exemplo, não deve ficar muito próximo de salas de reuniões. O barulho constante nesses ambientes podem acabar afetando a concentração do time.
3- Não cumprimento das normas
Profissionais que atrasam o trabalho com frequência, ficam de conversas paralelas e o não cumprem as tarefas solicitadas são comportamentos que devem ser punidos. Imagine que um dos seus funcionários chegou atrasado e deu uma pausa nas suas atividades para conversar com o colega. Além de não cumprir sua própria função, acaba atrapalhando a produtividade do outro. No final, todo o rendimento do seu escritório estará afetado.
Para solucionar esse assunto você pode usar um sistema de advertências e bônus. Isso funciona para que os colaboradores se sintam motivados. E consequentemente, mais produtivos.
4- Falta de eficiência na comunicação
Dentro de uma empresa é comum que haja necessidade de comunicação entre os colegas de trabalho. Além disso, o gestor e a equipe também precisam se comunicar diariamente. Os funcionários precisam ser instruídos sobre suas responsabilidades e como executá-las em tempo hábil. E, também, precisam estar cientes de quais são as prioridades para aquele momento.
Quando a comunicação não flui, o resultado pode ser desastroso. Perda de tempo, baixa produtividade e necessidade de refazer todo o trabalho são exemplos que acabam afetando todo o escritório.
Outro exemplo bastante comum é quando a falta de comunicação leva a dois colaborardes realizarem uma mesma tarefa que requer a atenção de somente um dos funcionários. A perda de tempo, nesse caso, pode ser um grande problema de rendimento do seu escritório.
Para melhorar a comunicação entre o time e entre o líder e a equipe, é importante fazer reuniões constantes e ter um espaço especial para isso. Uma sala de reuniões, ou uma pequena sala para discutirem ideias pode ser uma excelente solução para esse tópico.
5- Concentração prejudicada
Além da infraestrutura citada acima, a escolha errada de móveis também acaba prejudicando sua equipe. Uma mesa que abriga mais de um funcionário pode ser uma boa ideia para aumentar a interação entre eles. Mas, por outro lado, pode afetar a produtividade pela falta de concentração e privacidade.
Barulhos simples como tosses, toques de telefones, conversas paralelas e até mesmo os ruídos causados pelo trabalho sendo realizado pode acabar atrapalhando alguns dos seus funcionários sem que você se dê conta.
6- Ambiente de trabalho desconfortável
Você já se imaginou sentado o dia todo em uma cadeira muito baixa? Ou trabalhando em uma mesa alta demais? Além disso, como seria ficar o dia todo sentado em uma cadeira com o assento duro? A falta de conforto nas instalações do escritório pode impactador no rendimento mais do que você imagina.
Os ruídos também entram nesse tópico, assim como a temperatura do ambiente e a iluminação. Fique atento para que o escritório esteja sempre entre 20 e 25ºC. E lembre-se de cuidar da iluminação para evitar desconfortos por um ambiente com pouca luz.
Os móveis devem ser sempre ergonômicos. Isso, além de proporcionar conforto para os funcionários, evita problemas de saúde.
7- Falta de organização
Um local de trabalho desorganizado onde é impossível encontrar itens básicos, ou que falta ordem para que a produção seja adequada, também é um problema. Rotinas muito cheias contribuem para que projetos sejam feitos sem qualidade, por exemplo. E como resultado, alguns funcionários terão que refazer o serviço. Isso pode acabar gerando uma perda de produtividade dentro da empresa.
Invista em planejamentos diários antes do expediente e em móveis que ajudem a organizar os itens básicos para o trabalho do dia a dia.
8- Estresse dos funcionários
Nada é pior para o rendimento do seu escritório do que profissionais estressados. O Brasil foi classificado recentemente como o segundo país do mundo com maior nível de estresse. Profissionais que passam tempo demais dentro de um escritório podem acabar sofrendo da síndrome de Burnout, síndrome caracterizada como a nível máximo de estresse.
Esse problema pode ser resultado de diversos fatores, e um deles é a má condição de trabalho. Falta de recursos, muita pressão e ambientes inadequados oferecem grandes riscos à saúde.
Pode parecer um problema sem importância, mas saiba que profissionais estressados tendem a envolver-se mais em acidentes de trabalho, atender mal os clientes e prejudicar o time. Além de, claro, ter um baixo rendimento.
9- Má qualidade de vida dos funcionários
Algumas, se não a maioria das empresas, ignoram completamente a qualidade de vida dos profissionais que prestam serviços. Como grande parte das horas do dia dos colaboradores acabam sendo dedicadas às atividades laborais, exigindo uma energia psicológica e física grande, é interessante que a empresa invista na qualidade de vida de cada um deles.
Um exemplo é separar um espaço para pausas mais descontraído, e ter um ambiente de trabalho mais agradável para todos. Um espaço para sonecas também pode ser uma ótima solução, além de aumentar a criatividade e produtividade de toda a equipe.
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Depois de acompanhar quais são os problemas que podem estar impactando no rendimento do seu escritório ficou mais fácil conseguir identificar os pontos que devem ser mudados e melhorados. Fazendo esses ajustes, fica mais simples aumentar a produtividade da empresa e conseguir bons resultados.
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