Um dos setores mais incompreendidos de qualquer empresa é o departamento de compras. Ainda que possuam grande importância no funcionamento de uma companhia, pouca gente se lembra desses trabalhadores. Mais do que isso, esses profissionais possuem uma rotina complexa, atribulada e, muitas vezes, estressante. Contato constante com fornecedores e cobranças internas são apenas parte de seu dia.
Há toda uma estrutura necessária para que suas tarefas sejam feitas corretamente, além de um ciclo que deve ser analisado a todo o momento. Não à toa, este é um setor que possui diversos procedimentos para garantir o andamento da organização como um todo. Com isso, é simples entender a relevância de prover a esses colaboradores um ambiente propício para que rendam bons resultados.
Para entender mais sobre o departamento de compras, fique atento aos parágrafos a seguir. Ao longo do texto, você poderá compreender o que faz, como funciona e quais as funções do setor. Além disso, descobrirá como criar o espaço perfeito para que ele funcione da maneira ideal.
O que é o departamento de compras?
De forma bastante direta, é possível descrever o departamento de compras como o principal provedor de um ambiente corporativo. Na prática, então, o setor é responsável por fornecer suprimentos, materiais e ferramentas para qualquer organização. Dentro disso estão diversos pontos vitais para o funcionamento da companhia. Da matéria prima ao cafezinho, do material de escritório aos produtos de limpeza.
Para isso, os profissionais que trabalham nessa área se esforçam diariamente para não deixar nada faltar. A garantia de que a rotina dos demais colaboradores não será impactada pela falta de um ou outro item é, portanto, seu maior foco. Logo, ao perceber que não houve escassez de nenhum dos pontos citados no parágrafo anterior, lembre-se que há gente que batalhou muito para isso.
Quais são as funções do departamento de compras?
Como dito na introdução deste texto, é muito comum verificar que, na realidade, pouca gente sabe o que faz o departamento de compras. Em geral, entende-se que, obviamente, o setor compra artigos específicos, mas o conhecimento acaba aí. Ao compreender afundo sua lista de funções, entretanto, fica mais simples perceber a organização que essa equipe deve ter.
- Análise de solicitações: Todos os departamentos de uma empresa precisam de algo. Assim, eles passam ao setor de compras as solicitações para que seja feita a aquisição do item. Essas, porém, são analisadas antes de serem aprovadas;
- Produção de orçamentos: Com as solicitações aprovadas, os profissionais vão atrás de possíveis fornecedores e pedem um orçamento. Em geral, é requisitado que, para fechar um pedido, haja ao menos três cotações distintas;
- Verificação e aprovação de propostas: Tendo os orçamentos em mãos, cabe ao departamento analisá-los e avaliar o custo benefício de cada uma. Aqui, são verificados pontos como preço, entrega, garantia, forma de pagamento e qualidade;
- Cadastro de fornecedores: Assim que aprovados, os fornecedores devem enviar todos os seus dados para o cadastro. Nessa etapa, é feita uma análise da empresa parceira e se ela está de acordo com suas obrigações;
- Colocação do pedido: Se tudo estiver correto, o pedido será colocado tendo em sua descrição todas as especificações que ele deve seguir;
- Confirmação de entrega: O processo continua com o recebimento dos itens, bem como sua verificação. Nesse ponto, é confirmado se tudo foi entregue conforme o pedido;
- Aprovação de pagamento: Por fim, se tudo estiver de acordo com o solicitado, o setor libera o pagamento junto ao departamento financeiro.
Qual a importância do departamento de compras?
Compreender a importância do departamento de compras em uma empresa é simples, em especial após descobrir suas funções. Basicamente, este é o setor que mantém a roda girando, garantindo assim que os outros possam realizar suas tarefas sem nenhum problema. Mais do que isso, ele assegura a produtividade da companhia e a entrega de seus produtos ou serviços aos clientes.
Qualquer falha nesse processo, afinal, pode pôr em risco todo o funcionamento da organização. Em alguns casos, a falta de uma simples peça pode parar a produção de uma enorme fábrica, deixando milhares de trabalhadores sem ter o que fazer. Isso, obviamente, sem considerar os danos financeiros e de imagem que a corporação pode sofrer. Logo, investir em bons compradores é mais do que fundamental para quem busca resultados positivos.
Quais são as características do departamento de compras?
Ao contrário de outras áreas, o departamento de compras não apresenta características tão marcantes. Ele não é, por exemplo, comunicativo como o departamento comercial, nem animado como o de marketing. Ainda assim, é possível traçar um perfil dos profissionais que atuam no setor, principalmente se baseando na rotina destes trabalhadores.
Primeiramente, esta não é uma área tão quieta quanto se espera, já que está em contato constante com os fornecedores. Por conta disso, há sempre alguém ao telefone, muitas vezes discutindo ou cobrando um parceiro. Tais colaboradores também tendem a ser mais tensos, em especial pela pressão que sofrem de todos os lados. Dessa forma, não é uma equipe que não costuma brincar ou conversar muito durante o expediente.
Qual a estrutura necessária para o departamento de compras?
Agora que compreende o que é, o que faz e como funciona o departamento de compras, chega o momento de auxiliá-lo. Para isso, se faz necessário prover uma estrutura básica para que esses profissionais possam render o esperado. Assim, é interessante que analise os tópicos abaixo e, se preciso for, invista em uma reforma em seu ambiente de trabalho.
Espaço com privacidade
Não é difícil constatar que, por estar sempre ao telefone e com uma pressão gigantesca sobre suas costas, esses trabalhadores não podem ser atrapalhados. Dessa forma, o mais indicado é posicionar o departamento de compras em um local em que eles possuam privacidade. Além disso, o ideal é que seja também um espaço quieto e com pouca gente entrando e saindo.
Se for necessário, uma boa ideia é investir em isolamento acústico, garantindo assim a paz desses profissionais. A última coisa que você quer, afinal, é que, por conta do barulho, eles se confundam e façam uma negociação errada. Os resultados disso podem ser catastróficos, indo da falta de um componente vital até o pagamento de um valor muito maior do que o esperado.
Mobília confortável
Como é de se imaginar, há muita negociação envolvida no cotidiano do setor de compras. Por isso, é mais do que natural que os profissionais dessa área passem boa parte de seus dias sentados à frente do computador. Muitas vezes, eles não conseguem levantar-se por horas, em especial quando se discute uma lista extensa de itens no pedido.
Logo, investir em móveis para escritório que tragam conforto a esses colaboradores é mais do que indicado. Na verdade, essa é uma sugestão quase que obrigatória, até considerando o funcionamento de sua empresa. Pode-se adicionar a essa discussão, também, a ergonomia. Sem ela, afinal, esses profissionais podem desenvolver sérias doenças do trabalho.
Tecnologia confiável
Enquanto muitos setores necessitam de ótimos dispositivos e tecnologia de ponta, o departamento de compras precisa apenas do básico. Isso não significa, porém, que os aparelhos podem ser antiquados ou apresentar defeitos. Na verdade, se tem algo que não pode acontecer é uma falha durante a comunicação dos profissionais com os fornecedores.
Sabendo disso, é bom conversar com seu departamento de TI e garantir aos compradores itens tecnológicos eficientes e confiáveis. De fato, não precisam ser os modelos mais caros ou equipados. Ainda assim, com certeza devem ser dispositivos novos e que não apresentem risco às negociações e aos resultados de sua empresa. Lembre-se que, aqui, qualquer falha pode custar muito caro, literalmente.
Decoração minimalista
De fato, com tanta coisa acontecendo ao mesmo tempo, a decoração não é o foco do departamento de compras. Na verdade, itens muito chamativos podem causar a distração dos trabalhadores, o que atrapalharia toda a empresa. Isso não quer dizer, entretanto, que o escritório do setor deve ser inteiro branco, sem cor ou decoração alguma.
Há diversas maneiras de investir na estética de um ambiente sem deixá-lo carregado, e o estilo minimalista é a prova disso. Dessa forma, uma boa ideia é definir uma paleta de cores neutra, mas que traga vida ao cômodo. Contar com plantas como decoração também é uma excelente sugestão, pois trazem beleza à área sem interferir no dia a dia dos profissionais.
Material de escritório
Para finalizar a estrutura do departamento de compras, um ponto de extrema importância é o material de escritório. Papel, caneta, lápis, borracha e outros itens são primordiais para a rotina do setor. Nada mais comum, afinal, do que precisar anotar informações ou fazer contas enquanto negocia com um fornecedor. Pensando nisso, uma boa calculadora pode ser ideal também.
Um ponto interessante nessa discussão é que muitas empresas deixam no próprio setor os objetos adquiridos. Assim, é normal que os demais funcionários se dirijam ao departamento quando precisam de algo. Ninguém na companhia pode controlar melhor esse tipo de material do que os próprios compradores. Por fim, já que possuem tanta pressão e atividades, é justo que, ao menos, eles tenham um fácil acesso ao café que eles mesmos compram.
Como estruturar o departamento de compras da maneira ideal?
Após ter conhecimento do que é e quais as funções do departamento de compras, é simples valorizar os esforços do setor. De fato, inúmeras de suas tarefas interferem no cotidiano de toda a empresa e, por isso, investir em seu bem-estar é mais do que recomendado. Para isso, porém, o ideal é contar com bons parceiros, os quais agreguem experiência e conhecimento ao projeto.
Uma das empresas que trabalha nesse setor é a T2 Arquitetura e Engenharia Corporativa. Desde 2005 atua no mercado como um parceiro para outras empresas no planejamento de obras. Tem como foco o trabalho junto às companhias, especialmente em projetos comerciais.
Com escritório em São Paulo, atende todo o Brasil, realizando todas as etapas de um projeto. Da obra à entrega das chaves, você não se preocupa com nada. É mais facilidade e comodidade para você e seus colaboradores.
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