Você notou que nos últimos meses o rendimento do seu escritório sofreu uma queda brusca, mas não sabe o que está fazendo de errado. Dentre tantas possibilidades, fica realmente difícil encontrar um ou mais causadores de baixa produtividade. Isso porque existem milhares de problemas que podem afetar o rendimento do seu escritório sem você sequer dar conta disso.
A produtividade dentro de uma empresa é o elemento principal relacionado ao seu sucesso. Se a equipe não produz conforme o solicitado, alguns prazos deixam de ser cumpridos e a qualidade da empresa começa a diminuir cada vez mais. Por isso é tão importante detectar quais são os pequenos detalhes que afetam o rendimento da empresa o quanto antes.
Mas fique tranquilo. Estamos aqui para ajudar, e hoje vamos lhe mostrar 9 problemas que podem estar impactando no rendimento do seu escritório e como solucioná-los. Confira a seguir.
Nos dias de hoje é impossível trabalhar dentro de um escritório sem o auxílio da internet. A tecnologia ajuda em vários aspectos: pesquisas, comunicação, relação com o cliente etc.
Mas, ela nem sempre acaba sendo um benefício. Muitos empregados usam a internet de forma indevida para acessar as redes sociais, sites de jogos e outros portais que tiram a atenção das suas responsabilidades no trabalho.
Além dos computadores, é importante lembrar que os smartphones também têm acesso à internet. O que torna mais difícil conseguir controlar o uso indevido. O problema aqui é que a produção da organização inteira sofre uma baixa e consequentemente, fica prejudicada. A solução para situações semelhantes é fornecer um determinado tempo de descanso. Assim, os funcionários além de cumprir com suas obrigações, terão um tempo para usar a internet durante o período de descanso, sem comprometer sua produção.
É essencial, antes de tudo, planejar uma boa estrutura para o seu escritório. E muito comumente, esse é um fator que acaba passando despercebido pelos gestores de negócios. O que muitos não sabem, porém, é que a infraestrutura inadequada pode impactar muito na produtividade das empresas.
Barulhos, pessoas circulando o tempo todo, pouca iluminação e móveis inadequados atrapalham a produção e concentração dos colaboradores. Saber organizar a empresa de acordo com as tarefas que serão desempenhadas é essencial para o sucesso do rendimento dos profissionais. Com isso, você também estará garantindo o bem-estar do trabalho enquanto ele exerce sua função.
O setor de produção, por exemplo, não deve ficar muito próximo de salas de reuniões. O barulho constante nesses ambientes podem acabar afetando a concentração do time.
Profissionais que atrasam o trabalho com frequência, ficam de conversas paralelas e o não cumprem as tarefas solicitadas são comportamentos que devem ser punidos. Imagine que um dos seus funcionários chegou atrasado e deu uma pausa nas suas atividades para conversar com o colega. Além de não cumprir sua própria função, acaba atrapalhando a produtividade do outro. No final, todo o rendimento do seu escritório estará afetado.
Para solucionar esse assunto você pode usar um sistema de advertências e bônus. Isso funciona para que os colaboradores se sintam motivados. E consequentemente, mais produtivos.
Dentro de uma empresa é comum que haja necessidade de comunicação entre os colegas de trabalho. Além disso, o gestor e a equipe também precisam se comunicar diariamente. Os funcionários precisam ser instruídos sobre suas responsabilidades e como executá-las em tempo hábil. E, também, precisam estar cientes de quais são as prioridades para aquele momento.
Quando a comunicação não flui, o resultado pode ser desastroso. Perda de tempo, baixa produtividade e necessidade de refazer todo o trabalho são exemplos que acabam afetando todo o escritório.
Outro exemplo bastante comum é quando a falta de comunicação leva a dois colaborardes realizarem uma mesma tarefa que requer a atenção de somente um dos funcionários. A perda de tempo, nesse caso, pode ser um grande problema de rendimento do seu escritório.
Para melhorar a comunicação entre o time e entre o líder e a equipe, é importante fazer reuniões constantes e ter um espaço especial para isso. Uma sala de reuniões, ou uma pequena sala para discutirem ideias pode ser uma excelente solução para esse tópico.
Além da infraestrutura citada acima, a escolha errada de móveis também acaba prejudicando sua equipe. Uma mesa que abriga mais de um funcionário pode ser uma boa ideia para aumentar a interação entre eles. Mas, por outro lado, pode afetar a produtividade pela falta de concentração e privacidade.
Barulhos simples como tosses, toques de telefones, conversas paralelas e até mesmo os ruídos causados pelo trabalho sendo realizado pode acabar atrapalhando alguns dos seus funcionários sem que você se dê conta.
Você já se imaginou sentado o dia todo em uma cadeira muito baixa? Ou trabalhando em uma mesa alta demais? Além disso, como seria ficar o dia todo sentado em uma cadeira com o assento duro? A falta de conforto nas instalações do escritório pode impactador no rendimento mais do que você imagina.
Os ruídos também entram nesse tópico, assim como a temperatura do ambiente e a iluminação. Fique atento para que o escritório esteja sempre entre 20 e 25ºC. E lembre-se de cuidar da iluminação para evitar desconfortos por um ambiente com pouca luz.
Os móveis devem ser sempre ergonômicos. Isso, além de proporcionar conforto para os funcionários, evita problemas de saúde.
Um local de trabalho desorganizado onde é impossível encontrar itens básicos, ou que falta ordem para que a produção seja adequada, também é um problema. Rotinas muito cheias contribuem para que projetos sejam feitos sem qualidade, por exemplo. E como resultado, alguns funcionários terão que refazer o serviço. Isso pode acabar gerando uma perda de produtividade dentro da empresa.
Invista em planejamentos diários antes do expediente e em móveis que ajudem a organizar os itens básicos para o trabalho do dia a dia.
Nada é pior para o rendimento do seu escritório do que profissionais estressados. O Brasil foi classificado recentemente como o segundo país do mundo com maior nível de estresse. Profissionais que passam tempo demais dentro de um escritório podem acabar sofrendo da síndrome de Burnout, síndrome caracterizada como a nível máximo de estresse.
Esse problema pode ser resultado de diversos fatores, e um deles é a má condição de trabalho. Falta de recursos, muita pressão e ambientes inadequados oferecem grandes riscos à saúde.
Pode parecer um problema sem importância, mas saiba que profissionais estressados tendem a envolver-se mais em acidentes de trabalho, atender mal os clientes e prejudicar o time. Além de, claro, ter um baixo rendimento.
Algumas, se não a maioria das empresas, ignoram completamente a qualidade de vida dos profissionais que prestam serviços. Como grande parte das horas do dia dos colaboradores acabam sendo dedicadas às atividades laborais, exigindo uma energia psicológica e física grande, é interessante que a empresa invista na qualidade de vida de cada um deles.
Um exemplo é separar um espaço para pausas mais descontraído, e ter um ambiente de trabalho mais agradável para todos. Um espaço para sonecas também pode ser uma ótima solução, além de aumentar a criatividade e produtividade de toda a equipe.
Depois de acompanhar quais são os problemas que podem estar impactando no rendimento do seu escritório ficou mais fácil conseguir identificar os pontos que devem ser mudados e melhorados. Fazendo esses ajustes, fica mais simples aumentar a produtividade da empresa e conseguir bons resultados.
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