Além de ser o ambiente ideal para reunir a equipe e discutir assuntos importantes, a sala de reunião funciona como um cartão de visitas. Afinal, é dentro dela que muitas vezes você recebe fornecedores, investidores e até clientes, que devem se sentir confortáveis e à vontade no local. Isso significa que é essencial que você saiba como montar uma sala de reunião produtiva e funcional.
Não somente uma mobília adequada, a sala também deve ter uma boa iluminação, cadeiras confortáveis e pontos eletrométricos estratégicos que consigam comportar aparelhos para projeções, videoconferências e notebooks.
Nos tópicos a seguir listamos algumas dicas para que você consiga montar sua sala de reuniões de uma maneira mais simples para que ela seja o mais funcional possível. Acompanhe!
Escolha uma mesa adequada para montar uma sala de reunião produtiva e funcional
A mesa certamente é um dos itens da sala de reuniões que mais se destaca e por isso deve ser escolhida com cautela. Esse é um dos móveis que recomenda-se um investimento maior, já que ela deve atender às necessidades da empresa em relação ao número de pessoas que costuma frequentar as reuniões e também à ergonomia.
Tudo isso em conjunto com seu design, que deve ser elegante e sofisticado, e combinar com a decoração do ambiente como um todo.
Invista na tecnologia
Uma sala de reunião funcional deve contar com todos os aparatos tecnológicos para quem frequenta o ambiente como, por exemplo, tomadas para recarregar o notebook e celulares.Em conjunto, a sala ainda deve disponibilizar pontos elétricos para projetores e telas para apresentações.
Sala de reunião produtiva e funcional: tenha um espaço adequado
O espaço para sala de reuniões deve ser adequado para comportar pelo menos 8 pessoas. Do contrário, principalmente para empresas de médio porte, o local se tornará muito apertado para futuras reuniões. Por estar em constante crescimento, as empresas tendem a receber uma quantidade maior de pessoas com o passar do tempo.
Escolha cadeiras confortáveis
É comum que as pessoas escolham as cadeiras que colocarão na sala de reuniões pela estética e design. O que acontece é que na maioria das vezes cadeiras mais elegantes não são confortáveis, o que pode acabar gerando uma imagem ruim para a sua empresa.
Afinal, uma reunião empresarial tem uma duração média de 40 minutos, e é importante que todos se sintam confortáveis durante esse tempo para que a discussão não seja comprometida e para que o ambiente se torne uma sala de reunião produtiva e funcional.
Layout e decoração
Além de contar com os móveis ideais, a sala precisa ter uma mobília bem distribuída para que a circulação do ambiente não seja afetada e a decoração não cause uma poluição visual.
Neste tópico também entram as cores, que normalmente possuem uma grande influência no humor e sensações das pessoas. Tons de azul proporcionam calma, enquanto tons mais claros como branco e marfim dão a sensação de ambiente mais iluminado e amplo.
Sala de reunião produtiva e funcional: opte por itens que transmita seriedade e profissionalismo
Antes de ser confortável, a sala de reunião deve ser um reflexo da sua empresa e mostrar aos clientes e investidores em potencial quais são os principais valores da organização. Um ambiente organizado, funcional, bem equipado, limpo e confortável passa a mensagem de uma empresa séria que zela pelos detalhes.
Estabeleça a finalidade para a sala de reunião
Reunião com poucas pessoas
Algumas empresas de porte menor costumam receber poucas pessoas em sua sala de reunião, o que faz com que o ambiente não precise necessariamente ser muito espaçoso.
No entanto, as salas de reunião pequenas ainda devem ser funcionais e contar com todos os acessórios necessários para conforto e sucesso da reunião.
Reunião de equipes maiores
Esse tipo de reunião costuma envolver mais pessoas, e se esse for o caso da sua empresa, a sala deve conseguir acomodar pelo menos 20 pessoas. De modo geral, isso é mais comum em empresas de médio a grande porte.
Aposte em acessórios de videoconferências
As reuniões virtuais têm se tornado cada dia mais frequentes nas empresas, e podem ser feitas em salas maiores e até menores, desde que elas contem com recursos especiais como equipamentos de áudio e vídeo e internet de qualidade.
Isso quer dizer que uma empresa de pequeno porte pode equipar sua sala de reunião para receber esse tipo de tecnologia sem se preocupar com a falta de espaço.
Atente-se ao tipo de iluminação escolhido para uma sala de reunião produtiva e funcional
A iluminação deve ser um dos fatores mais importantes na hora de montar uma sala de reunião, já que o ambiente não deve ser escuro e nem muito claro. A falta de claridade pode causar sonolência, o que atrapalha a discussão em curso, enquanto a claridade em excesso atrapalha as apresentação em projetores por causar sombras e reflexos.
A projeção do tipo de iluminação deve ter como base as reuniões que serão feita naquele espaço. Se a sua empresa tem o costume de usar projetores com frequência, o ideal é investir em luzes individuais e cortinas com materiais black out.
Caso você opte pela iluminação natural, escolha sempre as janelas do lado oposto ao da tela para que a claridade não interfira nas apresentações.
Escolha elementos que reforcem a sua marca
Pense na sala de reuniões como um ambiente que receberá pessoas com oportunidade de conhecer melhor a sua empresa, e também o que ela tem a oferecer. Isso significa que o storytelling da empresa precisa ser trabalhado também na sala de reunião.
Essa estratégia pode estar presente na escolha das cores das paredes e dos móveis, definição de uma temática para a sala e tipo de decoração. Pense em tudo o que possa reforçar o que sua empresa tem de melhor e quais são os itens que ajudem a difundir a cultura organizacional do seu escritório.
Depois de ver como montar uma sala de reunião produtiva e funcional, ficou mais fácil saber quais itens são essenciais na hora de montar o projeto para sua empresa. Você ainda pode procurar a T2 Arquitetura Corporativa para um orçamento de um projeto mais profissional.
