O cotidiano de um escritório requer muito planejamento e organização. Por isso, a ata de reunião simples é uma das principais ferramentas em qualquer ambiente corporativo.
Existe um grande número de empresas que são capazes de gastarem horas do dia em uma reunião empresarial. Pois, um encontro previsto para meia hora, por exemplo, pode extrapolar com imprevistos, falta de organização ou outras questões. Aliás, existem fatores externos demais que podem contribuir no atraso de uma reunião: fuga de pauta, falta de objetividade dos envolvidos, discussões acaloradas e, até mesmo, fofocas.
E na pior das hipóteses, quando o tempo realmente chega ao seu limite, uma nova reunião poderá ser marcada – o que vai tomar ainda mais do cotidiano dos funcionários. E, sabendo que estamos cada vez mais em um ambiente corporativo cheio de competição, qualquer segundo do relógio conta!
Para que a alta produtividade dos funcionários do seu escritório não se perca até mesmo em reuniões, a organização dessas assembleias torna-se um fator importantíssimo para que haja otimização e adequação da pauta. Por isso, é recomendável que haja uma cultura de elaboração de pauta.
A pauta será documentada em uma ata de reunião. Nela, constarão todos os assuntos abordados, o que foi apresentado, planos de ação, entre outros, de forma que seja “oficializado” e repassado para outros integrantes daquele setor, ou para a gerência.
A ata de reunião simples funciona basicamente como um resumo detalhado e fiel de tudo que aconteceu naquela reunião, de modo que todos os colaboradores estejam cientes dos futuros acontecimentos. Em outras palavras, é de extrema importância a elaboração de uma ata de reunião simples.
Você ainda não sabe como fazê-la? Então não se preocupe, pois, você vai aprender tudo sobre ela nesta postagem.
Aproveite a leitura!
Vamos de explicar todos os passos para elaborar uma ata de reunião simples e eficaz para o seu escritório. Mas em primeiro lugar, precisamos falar um pouco sobre o que o documento é e a sua importância em ambientes corporativos. Uma ata de reunião nada mais é que um documento que registra todos os acontecimentos, assuntos debatidos, novas tarefas a serem executadas em reuniões empresariais e estratégias a serem aplicadas.
Basicamente, é um resumo com os principais pontos debatidos em uma assembleia ou reunião. Geralmente, o documento é elaborado por uma secretária executiva ou alguém cujo cargo envolve auxiliar na organização da dinâmica empresarial.
Aliás, uma das principais funções de uma secretária executiva é a elaboração de uma ata de reunião. E atenção, pois nenhum detalhe pode passar despercebido. Caso aconteça, as estratégias ou ações de um determinado departamento podem ser comprometidos.
Mencionamos anteriormente que uma ata de reunião serve para registrar decisões pontuais tomadas durante reuniões estratégicas ou encontros do ambiente de trabalho. De fato, a ata talvez seja o melhor registro para se manter, em parte pelo seu formato (sendo mais simples e prático do que um memorando, por exemplo).
Anteriormente, as atas eram vistas com certa preocupação por funcionários de empresas, pois se tratavam de documentos complexos. Até a linguagem utilizada em seu registro também possuía um grau de complexidade que, hoje em dia, felizmente, foi abolido.
Hoje, o documento pode ser escrito em linguagem coloquial, tornando a sua utilização mais ampla e tornando a sua compreensão simples e prática para todos os profissionais. Associações, condomínios, empresas utilizam o documento também como instrumento de prova em caso de contestações feitas por terceiros.
Em alguns casos, você pode até mesmo publicar a ata no Diário Oficial da União.
Vamos ver agora como montar uma ata de reunião.
Chegou a hora de você aprender a montar uma ata de reunião simples. Para isso, mostraremos tudo o que deve conter no seu modelo.
Continue a leitura para descobrir como realizar a montagem da ata para a sua empresa.
Não é necessariamente obrigatório que uma ata de reunião simples possua todos os elementos que serão apresentados agora. Contudo, é interessante observar quais informações são as mais importantes e as que mais combinem com o objetivo da reunião.
O modelo de ata deve conter:
Agora que você entendeu para que serve a ata de reunião e como se monta uma, chegou a hora de diferençar os diferentes tipos para que você consiga elaborar um documento que contenha todas as informações necessárias e referentes à sua assembleia.
As atas de reunião podem ser simples ou formais. Veja agora qual a diferença de cada uma dela.
As atas de reunião simples ou informais são documentos que registram apenas as informações chave de reuniões com clientes, outros membros de departamento, entre outros. Após a sua elaboração, o documento geralmente é enviado ao departamento de Recursos Humanos (ou RH).
Principais tópicos que devem constar na ata simples:
Decerto, ficou mais claro como deve ser a composição de uma ata de reunião simples, não é mesmo? Portanto, chegou a hora de entendermos a visão e as características de uma ata de reunião formal.
A ata de reunião formal, diferente da simples, é um documento mais burocrático que, inclusive, irá requerer a assinatura de todos os membros participantes daquela reunião. Ela é mais comum em eventos como alteração de contratos, alteração de documentos perante a diretoria, mudança de diretoria, entre outros.
A ata de reunião formal é formada por cinco categorias distintas, seguem elas:
Uma excelente ata de reunião formal contará com todas as informações que foram citadas nos tópicos supracitados. E fique tranquilo, pois dificilmente um registro terá mais informações como as que foram destacadas. Inclusive, é importante ressaltar que uma ata de reunião deve ser, primeiramente, um documento simples. Dessa forma, ela está ao alcance de todos os funcionários de uma corporação. Sucinto, com leitura fácil, identificação das decisões fatores bem delineados são outros fatores essenciais para uma boa ata.
O não preenchimento das informações de uma ata provocará confusão e mais perda de tempo para os funcionários, que deverão entender o documento de forma ou outra. Por isso, monte a sua com muita cautela.
Para facilitarmos ainda mais a elaboração de uma ata de reunião simples para você, preparamos aqui um modelo para que você só selecione e edite conforme a sua necessidade.
Segue o modelo:
Fique ciente de alguns prontos de preparação que você deve ter em reuniões empresariais.
Viu como é simples montar uma ata de reunião? Agora que você aprendeu, confira as nossas dicas para criar uma boa atmosfera na sua sala de reunião e itens básicos que não podem faltar!
Milhões De estudantes buscam todos os anos pelas melhores faculdades de arquitetura do país para…
Não é segredo nenhum que inúmeras são as empresas que investem pesado em brindes para…
A união entre um escritório a um galpão industrial está cada vez mais em alta…
A quantidade ideal de banheiros por pessoa em seu escritório é um dos fatores mais…
Você já ouviu falar em neuroarquitetura? Ela é uma área da ciência responsável por entender…
Uma pesquisa de 2017 encomendada pelo Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil (CAU/BR) revelou…